Sve djelatnosti
Djelatnosti · Uredi
AI telefonska tajnica za urede, udruge i zajednice
Mali uredi nemaju luksuz tajnice koja čeka kraj svakog poziva. tAInica se javlja umjesto vas 24/7, odgovara isključivo iz informacija koje ste odobrili i za sve ostalo bilježi urednu poruku. Tim dobiva strukturiran sažetak na e-mail ili Telegram, bez govorne pošte i bez izmišljanja. Na početku svakog poziva pozivatelj jasno čuje da razgovara s AI asistenticom.
Zašto telefon najviše košta male urede
U malim uredima jedna ili dvije osobe pokrivaju sve: stranke u prostoru, papirologiju, e-poštu i telefon. Kad ured radi punim kapacitetom, telefon prvi pati. Pozivatelj naleti na zauzetu liniju ili govornu poštu, najčešće ne ostavi poruku, i pitanje jednostavno nestane.
Izvan radnog vremena, vikendima i praznicima slika je još gora. A velik dio tih poziva su zapravo ponavljajuća pitanja na koja ured već ima jasan odgovor: radno vrijeme, lokacija, kontakt, raspored, osnovne upute. Ručno odgovarati na svaki takav poziv troši vrijeme koje treba na drugom mjestu.
Što tAInica zapravo radi za vaš ured
tAInica preuzima dolazne pozive i odgovara isključivo iz informacija koje ste vi pripremili u konfiguraciji. Ne pretražuje internet, ne nagađa, ne donosi odluke o pravima, pristupu ili prioritetima. Kad pozivatelj traži nešto izvan tog opsega, ured ne ostaje u mraku: asistentica pristojno prikupi ime, kontakt i razlog poziva.
Sažetak stiže timu istog trenutka, na e-mail ili u privatni Telegram chat dostupan samo osobama koje ste odobrili. U sažetku piše tko je zvao, što ga je zanimalo, koliko je hitno i kako ga kontaktirati. Tim odlučuje što dalje, a uredna evidencija ostaje za svaku jedinu poruku.
Stroga granica: administracija da, stručno ne
tAInica je administrativni kanal, ne stručna služba. Ne daje pravne, medicinske, financijske, psihološke ni bilo kakve druge stručne savjete. Osjetljive, ranjive i hitne teme ne pokušava riješiti sama. Pozivatelja vraća na ljudski kanal ureda, a u stvarno ugrožavajućim situacijama na broj 112.
Na početku svakog poziva jasno najavljuje da je riječ o AI telefonskoj tajnici. Pozivatelj točno zna s kim razgovara, što asistentica može, a što je posao čovjeka u uredu. To je opisano i u javnoj AI transparency obavijesti, bez sitnih slova.
Privatnost koja se vidi u svakom pozivu
Audio snimanje je standardno isključeno. Operativne obavijesti timu sadrže minimizirani sažetak, ne puni transkript. Sustav radi po načelu minimizacije: prikuplja samo ono što treba da bi tim mogao uzvratiti poziv, ništa više i ništa preventivno.
Primjenjuju se sigurnosne kontrole i minimizacija podataka, a sadržaj poziva ne koristi se za treniranje modela. Transkripti, ako su posebno ugovoreni i aktivirani uz potrebne obavijesti, te sažeci čuvaju se ograničeno vrijeme. Za organizacije s pojačanim zahtjevima dostupan je Ugovor o obradi podataka (DPA) i pisana lista podizvršitelja, na zahtjev.
Hrvatski proizvod s predvidivim troškom
tAInica je razvijena u Hrvatskoj za hrvatske poslovne pozive. Govori prirodnim hrvatskim, prilagođava se vašem terminologiji i vašim odobrenim informacijama. Podrška je lokalna, na hrvatskom, bez prevođenja kroz europski call centar.
Paketi su transparentni i mjesečni, bez dugoročnog zaključavanja. Probni period vam dopušta da vidite kako tAInica funkcionira u stvarnom radu vašeg ureda prije nego što išta platite. Kad pozivi prestanu padati na govornu poštu, isplativost se vidi vrlo brzo.
Česta pitanja
Pitanja koja najčešće čujemo
Ne. tAInica preuzima ponavljajuće pozive i osigurava da svaki poziv ostavi traga, ali ljudska prosudba ostaje u uredu. Kad je upit složeniji, osjetljiv ili izvan odobrenog opsega, pozivatelj se vraća na ljudski kanal sa strukturiranom porukom već u rukama tima.
Bez automatskog zakazivanja tAInica ne potvrđuje termin niti ga upisuje u kalendar. Daje opće informacije koje ste odobrili, zabilježi ime i broj telefona, a tim potvrđuje termin kroz vaše redovne kanale. Automatsko zakazivanje s provjerom stvarne dostupnosti uključuje se u paket kad vaš proces to traži.
Audio snimanje je isključeno, operativne poruke timu sadrže minimizirani sažetak (ne puni transkript), a sustav prikuplja samo ono što je nužno za povratni kontakt. Primjenjuju se sigurnosne kontrole i minimizacija podataka, a sadržaj poziva ne koristi se za treniranje modela. DPA i lista podizvršitelja dostupni su na zahtjev.
Da. tAInica se javlja 24/7. Pozivatelj izvan radnog vremena dobiva osnovne informacije ili ostavlja urednu poruku za tim, a sažetak stiže na e-mail ili Telegram čim ured bude dostupan. Govorna pošta postaje višak, a propušteni upiti više ne nestaju u eteru.
tAInica ne improvizira. Pozivatelju ljubazno objasni da pitanje nije u njezinom opsegu, zabilježi ime, kontakt i razlog poziva te ga uputi na osobu u uredu koja se može stručno javiti. Vi kontrolirate kako se priča sa strankama u vaše ime, čak i kad niste pored telefona.
Svaki poziv koji padne na govornu poštu često znači upit koji se više ne vrati. tAInica nudi transparentan mjesečni paket i probni period bez dugoročnog zaključavanja. U praksi je dovoljno nekoliko poruka koje su stigle do tima umjesto da nestanu na govornoj pošti da paket pokrije sam sebe.