Politika privatnosti tAInica

Verzija: 0.8 Datum zadnje izmjene: 2026-07-02 Datum primjene: 2026-07-02

Ovaj tekst ne zamjenjuje obavijest koju klijent mora dati svojim pozivateljima.

Ova Politika odnosi se na tAInica uslugu AI voice agenta i na obrade u kojima ATOM SOLUTIONS obrađuje podatke kontakata, ovlaštenih kontakt osoba, klijenata, potencijalnih klijenata, partnera i korisnika web stranice.

Kratice u ovom dokumentu

1. Tko smo mi

ATOM SOLUTIONS, obrt za informatičke usluge i savjetovanje, vl. Toma Šimunić, Ulica Ljudevita Gaja 6, Zaprešić, OIB 57808613233 ("tAInica", "mi") pruža softversku uslugu AI voice agenta za klijente.

Kontakt za zaštitu podataka: privacy@tainica.hr Kontakt za opće upite: Prikaži email Kontakt za podršku: Prikaži email Kontakt za ugovorna pitanja: Prikaži email

2. Kada smo voditelj, a kada izvršitelj obrade

tAInica je izvršitelj obrade kada obrađuje osobne podatke pozivatelja u ime klijenta. U tom slučaju klijent određuje svrhe i pravne osnove obrade, a tAInica postupa prema njegovim uputama.

Kada djelujemo kao izvršitelj obrade, obrada se uređuje DPA-om s klijentom. DPA uključuje dokumentirane upute klijenta, pravila o podizvršiteljima, pomoć klijentu kod zahtjeva ispitanika, sigurnosne incidente, brisanje ili povrat podataka i dokazivanje usklađenosti prema članku 28 GDPR-a.

tAInica je samostalni voditelj obrade za:

• podatke o vlastitim klijentima, kontakt osobama, potencijalnim klijentima i partnerima;
• naplatu, računovodstvo i ugovornu komunikaciju;
• sigurnost, administraciju sustava i podršku;
• vlastiti marketing prema poslovnim kontaktima, ako postoji valjana pravna osnova.

Ako se zahtjev ispitanika odnosi na poziv upućen našem klijentu, klijent je primarna kontakt točka kao voditelj obrade. tAInica će, kao izvršitelj, razumno pomoći klijentu prema DPA-u.

3. Koje podatke obrađujemo

3.1 Kontakt forma

Ako nam pošaljete upit putem kontakt forme, obrađujemo navedene podatke kako bismo odgovorili na vaš upit i, po potrebi, nastavili poslovnu komunikaciju vezanu uz predmet upita, primjerice demo ili ponudu usluge.

Marketing putem emaila je opcionalan. Ako označite privolu za primanje novosti i ponuda o tAInica uslugama putem emaila, obrađujemo vašu privolu i povezane podatke za taj marketing. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku putem kontakta za privatnost navedenog u odjeljku 1.

Bez označene privole nećemo vam slati promotivne newslettere; možemo vas ipak kontaktirati u vezi s vašim upitom.

Podatke iz upita s kontakt forme čuvamo najdulje 24 mjeseca, osim ako je kraći rok potreban zbog prigovora, prestanka potrebe ili druge primjenjive odluke.

4. Svrhe i pravne osnove

Sljedeća tablica odnosi se prvenstveno na obrade u kojima tAInica djeluje kao samostalni voditelj obrade. Za pozive prema klijentu pravnu osnovu i svrhu obrade određuje klijent kao voditelj obrade.

4.1 Kada su podaci potrebni

Podaci koje dostavite kroz kontakt formu potrebni su kako bismo mogli odgovoriti na upit, pripremiti ponudu ili dogovoriti demo.

Ako ste klijent ili ovlaštena kontakt osoba klijenta, određeni ugovorni, tehnički i naplatni podaci potrebni su za ponudu, sklapanje ugovora, aktivaciju usluge, podršku, sigurnost i ispunjenje zakonskih obveza. Ako takvi podaci nisu dostavljeni ili ih ne možemo provjeriti, možda nećemo moći sklopiti ugovor, aktivirati uslugu ili pružiti određenu funkciju.

Za pozive prema klijentu tAInica u pravilu djeluje kao izvršitelj obrade. Ako pozivatelj ne navede podatke potrebne za obradu upita, rezervaciju termina, povratni kontakt ili drugi zahtjev, AI asistent ili klijent možda neće moći obraditi taj zahtjev.

Podaci koji se obrađuju na temelju privole, primjerice opcionalni email marketing, nisu obavezni. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku bez utjecaja na zakonitost obrade prije povlačenja.

5. AI voice agent

Naša usluga omogućuje klijentima da koriste AI voice agenta za:

• zaprimanje poziva;
• davanje osnovnih informacija koje je klijent konfigurirao;
• prikupljanje upita za povratni kontakt;
• rezervaciju termina u povezanim kalendarima;
• preusmjeravanje poziva na konfigurirani broj klijenta.

AI voice agent nije zdravstveni, pravni, financijski ili drugi stručni savjetnik. Ne smije zamijeniti stručnu osobu ili hitnu službu.

AI voice agent nije namijenjen donošenju isključivo automatiziranih odluka koje imaju pravni ili sličan značajan učinak na osobu. Sustav može pomoći s administrativnim postupcima, primjerice zapisati poruku, provjeriti dostupnost ili kreirati termin prema pravilima klijenta, ali ne smije samostalno odlučivati o pravima, obvezama, podobnosti, stručnom tretmanu ili drugim značajnim pitanjima. Svaka takva nova namjena zahtijeva zaseban ugovorni i pravni pregled, uključujući pregled zaštite podataka i AI Act obveza, prije aktivacije.

Kada zovete broj našeg klijenta, za privatnost tog poziva primarno je odgovoran taj klijent. tAInica u pravilu obrađuje te podatke kao izvršitelj obrade.

tAInica neće koristiti Klijentov sadržaj, sadržaj poziva, audio, transkripte, sažetke poziva, promptove povezane s konkretnim Klijentom ili podatke pozivatelja za treniranje, dotreniranje, evaluaciju ili poboljšanje vlastitih ili tuđih AI modela.

Za produkcijsku AI obradu koristimo plaćeni/ugovorni režim pružatelja AI usluge za koji je dokumentirano da se korisnički sadržaj ne koristi za poboljšanje modela. Taj pružatelj može privremeno zadržavati podatke zahtjeva i odgovora radi sigurnosti, sprječavanja zlouporabe, otklanjanja smetnji ili zakonskih obveza prema svojim uvjetima; ti rokovi i prijenosni mehanizmi vode se u listi podizvršitelja.

Dodatne informacije o načinu rada, ograničenjima i transparentnosti AI sustava nalaze se u javnoj AI transparency obavijesti.

6. Snimanje, transkripti i audio

Audio se obrađuje u stvarnom vremenu radi vođenja razgovora i može prolaziti kroz pružatelje telekom i AI usluga potrebne za izvršenje poziva. tAInica ne pohranjuje sirovu audio snimku kao zadanu funkciju.

Pohranjeni tekstualni transkript poziva uključen je u standardni opseg svih paketa, uz odgovarajuću obavijest pozivatelju. Transkript se čuva do 60 dana, osim ako klijentsko pravilo čuvanja određuje kraći rok ili redakciju.

Minimizirani strukturirani sažetak poziva može se čuvati do 60 dana radi povratnog kontakta, podrške i dokaza obrade, osim ako klijentsko pravilo čuvanja određuje kraći rok ili redakciju.

Pohrana audio snimke aktivira se isključivo ako je klijent to izričito pisano zatražio, nakon što je definirana pravna osnova, odobren tekst obavijesti pozivatelju, provedena tehnička provjera pohrane i konfigurirano automatsko brisanje. Ako je aktivirana, audio snimka čuva se najdulje 7 dana.

Ovisno o ugovorenoj konfiguraciji i klijentskim pravilima čuvanja, sustav može spremati:

• pohranjeni tekstualni transkript poziva uz potrebne obavijesti;
• strukturirani sažetak poziva;
• tehničke metapodatke poziva;
• revizijski zapisi izvršenih radnji, primjerice provjere dostupnosti ili kreiranja termina.

Za druge kategorije podataka točni rokovi čuvanja ovise o ugovoru s klijentom i politici čuvanja podataka.

7. Teritorijalni opseg usluge

Usluga se primarno pruža iz Hrvatske i Europske unije odnosno EGP-a. Ako klijent koristi uslugu za pozive, SMS, AI obradu, integracije ili druge tokove koji uključuju osobe, brojeve, lokacije, korisnike ili poslovanje izvan Hrvatske, klijent je odgovoran provjeriti i poštovati primjenjive lokalne propise. tAInica može ograničiti ili odbiti uporabu za određene države, brojeve, destinacije, jezike, pružatelje usluga, djelatnosti ili namjene ako postoji pravni, regulatorni, sigurnosni, sankcijski, troškovni ili rizik povezan s pružateljem usluge.

U takvom slučaju mogu biti potrebne dodatne obavijesti, pravne osnove, telekom provjere, procjene prijenosa ili prilagodbe privacy dokumentacije prema lokalnim propisima.

8. Integracije i primatelji

Ovisno o konfiguraciji, podaci se mogu obrađivati kod sljedećih kategorija primatelja:

• hosting i baza podataka;
• pružatelj AI modela;
• pružatelj telekom usluga;
• Google Calendar ili drugi kalendarski pružatelj;
• pružatelj email, SMS ili drugih komunikacijskih usluga;
• sigurnosni i nadzorni alati;
• profesionalni savjetnici ako je potrebno.

Relevantni podizvršitelji i primatelji mogu uključivati pružatelje hostinga, baze podataka, sigurnosti, AI obrade, telefonskih i SMS usluga, kalendara, emaila i opcionalnih komunikacijskih kanala koje klijent odredi.

Opcionalni komunikacijski kanal koristi se za operativne obavijesti samo prema primateljima koje klijent odredi. Klijenti ne dijele takve poruke međusobno. U takve obavijesti ne šaljemo pune transkripte, audio zapise ni posebne kategorije podataka; zadana postavka je minimalna operativna obavijest.

Detaljna lista podizvršitelja i primatelja dostupna je klijentima kroz DPA, ugovorni prilog ili na zahtjev.

9. Prijenosi izvan EGP-a

Neki pružatelji usluga mogu obrađivati podatke izvan Europskog gospodarskog prostora. U takvim slučajevima koristimo dostupne pravne mehanizme, primjerice odluke o primjerenosti, Standardne ugovorne klauzule i dodatne mjere zaštite gdje su potrebne.

Za prijenose u SAD može se primijeniti EU-US Data Privacy Framework samo ako je američki primatelj aktivno certificiran i ako je konkretan tok podataka pokriven tom certifikacijom. Ako DPF ili druga odluka o primjerenosti ne pokriva konkretan tok, koristimo drugi primjenjivi mehanizam, primjerice SCC i TIA gdje su potrebni. Obrada isključivo u EGP-u primjenjuje se samo kada je to izričito potvrđeno za konkretnu uslugu i konfiguraciju.

Pojedini tokovi mogu uključivati obradu izvan EGP-a, osobito kod AI obrade, telekom prometa, globalnih sigurnosnih mreža, komunikacijskih kanala ili podizvršitelja pružatelja usluga.

10. Rokovi čuvanja

Podatke čuvamo samo koliko je potrebno za svrhe opisane u ovoj politici, ugovor, zakonske obveze, sigurnost i obranu od zahtjeva.

Primjeri standardnih rokova:

• pohranjeni transkripti poziva: do 60 dana, osim ako klijentsko pravilo čuvanja odredi kraći rok ili redakciju;
• minimizirani sažeci poziva: do 60 dana, osim ako klijentsko pravilo čuvanja odredi kraći rok ili redakciju;
• sadržaj operativnih obavijesti putem emaila, SMS-a ili drugih odabranih komunikacijskih kanala: standardno 60 dana, osim ako klijentsko pravilo čuvanja odredi drukčije;
• audio snimke poziva: 7 dana, isključivo ako ih je klijent izričito pisano zatražio i ako je snimanje aktivirano nakon definirane pravne osnove, odobrenog teksta obavijesti pozivatelju i pravne provjere;
• tehnički metapodaci poziva, uključujući broj pozivatelja kada je potreban: 365 dana;
• sigurnosni logovi: 30-90 dana;
• revizijski zapisi izvršenih radnji i tehničkih akcija: 90 dana u sirovom obliku, zatim redakcija sadržaja uz zadržavanje minimalnog revizijskog zapisa;
• sigurnosne kopije: 30-90 dana kroz rotirajuće čuvanje, pri čemu sigurnosna kopija nije primarni sustav čuvanja;
• obračunski i računovodstveni podaci: prema zakonskim rokovima;
• integracijski tokeni: do opoziva integracije ili prestanka usluge;
• podaci upita s kontakt forme: 24 mjeseca;
• dokaz marketing privole s kontakt forme: do 5 godina nakon opoziva, ako je pravno opravdano.

U slučaju spora, sigurnosnog incidenta, regulatornog zahtjeva ili valjane pisane upute klijenta, pojedini podaci mogu se privremeno zadržati dulje radi pravnog zadržavanja. Detaljniji operativni rokovi vode se interno i usklađuju se s ugovorom, DPA-om i tehničkom konfiguracijom.

11. Vaša prava

Ovisno o ulozi i pravnoj osnovi, možete imati pravo:

• pristupa podacima;
• ispravka netočnih podataka;
• brisanja;
• ograničenja obrade;
• prigovora na obradu;
• prenosivosti podataka;
• povlačenja privole kada se obrada temelji na privoli;
• pritužbe nadzornom tijelu.

Za podatke koje obrađujemo kao samostalni voditelj obrade, odgovaramo izravno na vaš zahtjev. Za podatke poziva koje obrađujemo u ime poslovnog klijenta, klijent je primarni voditelj obrade; tAInica će zahtjev proslijediti klijentu ili mu pomoći u obradi zahtjeva kada je to prikladno i dopušteno.

12. Nadzorno tijelo

U Hrvatskoj je nadzorno tijelo za zaštitu osobnih podataka Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP): https://azop.hr/.

13. Promjene politike

Ovu politiku možemo povremeno ažurirati. Nova verzija bit će objavljena na https://tainica.hr/privacy, uz datum zadnje izmjene.

14. Kolačići i praćenje

tAInica na javnoj web stranici koristi samo nužne tehnologije i postavke koje podržavaju sigurnost, rad stranice ili funkcije koje izričito zatražite.

Za svaku neobaveznu tehnologiju koja nije nužna za rad stranice zatražit ćemo vaš izbor ili privolu prije učitavanja, kada je to potrebno prema primjenjivom pravu. Detalji: /cookies.